Integraatio – yhdistä tietojärjestelmäsi

Integraatiolla tarkoitetaan automaatiota, jonka avulla tiedot siirtyvät kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä. Kun järjestelmät on integroitu, ei enää ole syytä syöttää samaa tietoa useaan otteeseen eri paikkoihin. Turha kopiointityö vähenee, ja samalla inhimillisistä virheistä syntyvät ristiriidat tiedoissa eri järjestelmien välillä katoavat.

Järjestelmä­integraatiossa yhdistetään ja muunnetaan hajautunutta tietoa eri puolilta organisaatiota yhden järjestelmän alaisuuteen. Järjestelmä­integraation harkitseminen on erittäin ajankohtaista siinä vaiheessa, kun tiedon määrä on kasvanut organisaation mukana ja tieto on varastoitu useaan eri järjestelmään organisaation sisällä.

Tietojärjestelmien integroinnilla yritykset ja organisaatiot tehostavat työntekoa, saavuttavat säästöjä ja välttyvät ongelmilta, jotka syntyvät kun kahden eri tieto­järjestelmän tiedot eivät täsmää keskenään. OOSIS oy:llä on kokemusta monenlaisista integraatio­­projekteista, esimerkiksi Pretaxin Tikon-järjestelmän ja Netvisorin laskutus­­järjestelmän integraatiosta. Myös markkinointi­automaation ja asiakkuuden­hallinta­järjestelmän välinen integraatio on toteutettujen projektiemme joukossa.

Integraatio voidaan toteuttaa monilla eri alustoilla ja tekniikoilla. Useimmiten integraatio rakentuu järjestelmien tarjoamien rajapintojen (API) varaan ja monista järjestelmistä löytyykin esimerkiksi REST-rajapinta. Integraatio voidaan toteuttaa myös lukemalla tiedot suoraan järjestelmän tietokannasta tai koostamalla tiedot erilliseen siirtotiedostoon integraatiota varten. Paras tekniikka integraation toteuttamiseen riippuu integroitavista järjestelmistä ja niiden tarjoamista rajapinnoista. Järjestelmän oman rajapinnan käyttö on suositeltavaa, mutta integraatio voidaan toteuttaa myös ilman rajapintaa suoralla tietokanta­yhteydellä tai siirtotiedostoilla.

Integraatioiden toteuttamiseen on tarjolla monia valmiita työkaluja ja palveluita. Helpoiten alkuun pääsee valmiilla palvelulla kuten esimerkiksi Zapier, Integromat tai IFTTT. Nämä ovat selain­pohjaisia palveluita, joissa voidaan rakentaa yksinkertaisia työnkulkuja tai vuokaavioita joiden mukaan tiedot liikkuvat järjestelmien välillä. Palvelut ovat usein maksullisia ja tukevat vain rajattua joukkoa järjestelmiä, joiden välillä tietoja voidaan siirtää. Mahdollisuudet tiedon muokkaamiseen tällaisissa palveluissa ovat usein rajalliset, mutta pienet ja yksinkertaiset integraatiot onnistuvat niillä nopeasti.

Vaativampiin integraatioihin soveltuvat erilaiset integraatio-ohjelmistot kuten esimerkiksi Apache Nifi, Talend tai Alooma. Nämä ohjelmistot tarjoavat graafisen käyttöliittymän työnkulkujen suunnitteluun vastaavasti kuin yllä mainitut palvelut. Ero on komponenteissa, joita työnkulkuihin voidaan lisätä. Siinä missä palvelu voi tarjota valmiin komponentin "Hae kontakteja SugarCRM:stä" tai "Hae asiakkaita Salesforcesta", ohjelmisto tarjoaa alemman tason komponentin HTTP-pyyntöjen tekoon. Käyttäjän täytyy itse rakentaa näistä komponenteista kokonaisuus, joka kirjautuu SugarCRM:ään ja hakee sieltä kontakteja. Konepellin alla palvelu tekee aivan samat asiat HTTP-pyynnöillä. Integraation tekeminen ohjelmistolla on jonkin verran työläämpää kuin valmiilla palvelulla, mutta vastineeksi sillä onnistuvat myös monimutkaisemmat kokonaisuudet tai integraatiot järjestelmiin joita valmiit palvelut eivät tue. Eron valmiin palvelun ja integraatio-ohjelmiston välillä korostuu tiedon käsittelyssä. Integraatio-ohjelmisto mahdollistaa paljon monipuolisemman tiedon käsittelyn ja muunnon formaatista toiseen ja tätä kautta monipuolisempien integraatioiden toteutuksen.

Valmiit palvelut tai integraatio-ohjelmistot eivät sovellu kaikkiin tilanteisiin. Näissä tapauksissa voidaan rakentaa täysin räätälöity integraatio tekemällä räätälöity ohjelma, joka suorittaa integraation asiakkaan ympäristössä tai toisen integroitavan järjestelmän sisällä. Nämä ovat useimmiten tapauskohtaisia toteutuksia, jotka on räätälöity asiakkaan toimintaympäristöä varten.

OOSIS oy:llä on vuosien kokemus integraatioiden toteutuksista niin valmiilla palveluilla, integraatio-ohjelmistoilla kuin räätälöidyillä integraatioilla. Mikäli haluatte tehostaa tietojärjestelmienne käyttöä, ottakaa meihin yhteyttä ja esittelemme teille tarkemmin Avaimet käteen -tyyppisiä ratkaisu­vaihto­ehtojamme. Toteutuksia on mahdollista järjestää reaaliaikaisina tai eräajopohjaisina, ja näin ollen kaikki mahdolliset käyttötarpeet tulevat huomioiduiksi.

Ota yhteyttä

Esimerkkejä toteuttamistamme integraatioista

OOSIS ja Netvisor-integraatio

Pilvipalvelun avulla toimiva Netvisorin laskutusjärjestelmä on loogista integroida SugarCRM-asiakkuudenhallintajärjestelmään, joka toimii myös pilvipalvelussa. OOSIS oy:n toteuttamassa integraatiossa asiakkaan SugarCRM:stä kerätään laskuihin liittyvää tietoa ja siirretään kyseinen tieto avoimen rajapinnan yli laskutusjärjestelmään. Laskutusjärjestelmästä käsin asiakas pystyy prosessoimaan valmiita laskuja eteenpäin haluamallaan tavalla - valmiit laskut voidaan esimerkiksi tulostaa tai lähettää sähköpostitse eteenpäin. Mikäli laskutustietoihin tulee muutoksia, riittää, että ne merkitään asiakkuuden­hallinta­järjestelmään. Integraatio hoitaa tiedon siirtymisen myös Netvisoriin.

OOSIS ja Posti Smartship

Olemme integroineet esimerkiksi SugarCRM-asiakkuuden­hallinta­järjestelmän Postin palvelun kanssa. Integraatio Posti Smartship -järjestelmän kanssa mahdollistaa esimerkiksi pakettitietojen lähettämisen Postille automaattisesti. Myös pakettien seurantakoodien haku Postin palvelusta onnistuu.

Jos yrityksenne lähettää paljon paketteja Postin kautta, niin lähetystietojen automaattinen siirto Postin palveluun tuo varmasti säästöjä. Keskusteleeko teidän järjestelmänne jo Postin kanssa?

OOSIS ja Moodle

Olemme toteuttaneet integraation SugarCRM-asiakkuuden­hallinta­järjestelmän ja Moodle-oppimis­ympäristön välille. Kurssi-ilmoittautumiset kirjataan SugarCRM:ään ja ne siirtyvät automaattisesti Moodleen. Kurssille ilmoittautuneelle henkilölle luodaan käyttäjätunnus Moodleen ja hänet lisätään kurssille Moodlessa. Henkilölle lähetetään sähköposti-ilmoitus luodusta käyttäjätunnuksesta ja hän pääsee suoraan osallistumaan kurssille Moodlessa. Samassa käyttötapauksessa hyödynnetään myös yllä mainittua SugarCRM:n ja Netvisorin välistä integraatiota kurssimaksujen laskuttamiseen.

OOSIS ja ActiveCampaign

Pilvipalveluna toimiva ActiveCampaign on markkinointi­automaatio-ohjelmisto, joka kerää liidejä ja huolehtii sähköposti­markkinoinnista. Liidit saavat pisteitä sen mukaan lukevatko he sähköposteja, avaavatko niissä olevia linkkejä ja täyttävätkö järjestelmään luotuja lomakkeita. Toteuttamamme integraatio synkronoi liidit SugarCRM-asiakkuuden­hallinta­järjestelmän ja ActiveCampaignin välillä. Lisäksi SugarCRM:ssä liidit luokitellaan ActiveCampaignissa saatujen pisteiden perusteella markkinoinnin liideihin (MQL, Marketing Qualified Lead) ja myynnin liideihin (SQL, Sales Qualified Lead). Tällä tavalla markkinoinnista vastaavat ihmiset voivat käyttää ActiveCampaignia omassa työssään ja myynnistä huolehtivat SugarCRM:ää omassaan. Molemmat näkevät käyttämässään järjestelmässä samat liidit samoilla tiedoilla eikä aikaa tarvitse käyttää tietojen syöttämiseen käsin.

OOSIS ja ERP-ohjelmisto

Tässä räätälöidyssä integraatiossa yhdistimme SugarCRM-asiakashallinta­ohjelmiston asiakkaan omaan projektin­hallinta­ohjelmistoon. SugarCRM:stä siirretään myydyt projektit asiakastietoineen projektin­hallinta­ohjelmistoon ja sieltä siirretään takaisin SugarCRM:ään tiedot projektien tilanteesta. Projektin­hallinta­ohjelmisto ei tarjonnut rajapintoja integraation toteuttamiseen, joten toteutuksessa on käytetty siirtotiedostoja. SugarCRM:stä haetaan REST-rajapinnan yli tarvittavat tiedot ja niistä muodostetaan siirtotiedosto. Vastaavasti projektin­hallinta­ohjelmistosta saadaan takaisin siirtotiedosto, jonka tiedät lähetetään SugarCRM:ään REST-rajapinnan yli.

OOSIS ja laskutusintegraatio

Toteutimme monikansallisen toimijan suomalaiselle tytäryhtiölle laskutusintegraation, jossa tilausten laskutustietoja haetaan useammasta järjestelmästä eri maista. Integraatio kokoaa tiedot yhteen ja muodostaa niistä laskutusjärjestelmään laskuja. Integraatio muuttaa tiedot lähtöjärjestelmien formaateista laskutusjärjestelmän formaattiin sekä esimerkiksi lisää tilauksiin laskutuslisiä tai varausmaksuja asiakkaan käytäntöjen mukaisesti.

Ota yhteyttä