Integraatio – yhdistä tietojärjestelmäsi

Integraatiolla tarkoitetaan automaatiota, jonka avulla tiedot siirtyvät kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä. Kun järjestelmät on integroitu, ei enää ole syytä syöttää samaa tietoa useaan otteeseen eri paikkoihin. Tarvittava työ vähenee, ja samalla inhimillisistä virheistä syntyvät ristiriidat tiedoissa eri järjestelmien välillä katoavat.

Järjestelmäintegraatiossa yhdistetään ja muunnetaan hajautunutta tietoa eri puolilta organisaatiota yhden järjestelmän alaisuuteen. Järjestelmäintegraation harkitseminen on erittäin ajankohtaista siinä vaiheessa, kun tiedon määrä on kasvanut organisaation mukana ja tieto on varastoitunut useisiin lokaatioihin organisaation sisällä.

Tietojärjestelmien integroinnilla yritykset ja organisaatiot pystyvät tehostamaan työntekoa, saavuttamaan säästöjä ja välttymään ongelmilta, jotka syntyvät kun kahden eri tietojärjestelmän tiedot eivät täsmää keskenään. OOSIS oy:llä on kokemusta monenlaisista integraatioprojekteista, esimerkiksi Pretaxin Tikon-järjestelmän ja Netvisorin laskutusjärjestelmän integraatiosta. Myös markkinointiautomaation ja asiakkuudenhallintajärjestelmän välinen integraatio on toteutettujen projektiemme joukossa.

Integraatioita voidaan toteuttaa monilla eri alustoilla ja tekniikoilla. Useimmiten integraatiot rakentuvat järjestelmien tarjoamien rajapintojen (API) varaan ja monista järjestelmistä löytyykin esimerkiksi REST- tai SOAP-rajapinta. Integraatio voidaan toteuttaa myös lukemalla tiedot suoraan järjestelmän tietokannasta tai koostamalla tiedot erilliseen siirtotiedostoon integraatiota varten. Paras tekniikka integraation toteuttamiseen riippuu integroitavista järjestelmistä ja niiden tarjoamista rajapinnoista. Järjestelmän oman rajapinnan käyttö on suositeltavaa, mutta integraatio voidaan toteuttaa myös ilman rajapintaa suoralla tietokantayhteydellä tai siirtotiedostoilla.

Integraatioiden toteuttamiseen on tarjolla monia valmiita työkaluja ja palveluita. Helpoiten alkuun pääsee valmiilla palvelulla kuten esimerkiksi Zapier, Integromat tai IFTTT. Nämä ovat selainpohjaisia palveluita, joissa voidaan rakentaa yksinkertaisia työnkulkuja tai vuokaavioita joiden mukaan tiedot liikkuvat järjestelmien välillä. Palvelut ovat usein maksullisia ja tukevat vain rajattua joukkoa järjestelmiä, joiden välillä tietoja voidaan siirtää. Mahdollisuudet tiedon muokkaamiseen tällaisissa palveluissa ovat usein rajalliset, mutta pienet ja yksinkertaiset integraatiot onnistuvat niillä nopeasti.

Vaativampiin integraatioihin soveltuvat erilaiset integraatio-ohjelmistot kuten esimerkiksi Apache Nifi, Talend tai Alooma. Nämä ohjelmistot tarjoavat graafisen käyttöliittymän työnkulkujen suunnitteluun vastaavasti kuin yllä mainitut palvelut. Ero on komponenteissa, joita työnkulkuihin voidaan lisätä. Siinä missä palvelu voi tarjota valmiin komponentin "Hae kontakteja SugarCRM:stä" tai "Hae asiakkaita Salesforcesta", ohjelmisto tarjoaa komponentin HTTP POST- ja HTTP GET-pyyntöjen tekoon. Käyttäjän täytyy itse rakentaa näistä komponenteista kokonaisuus, joka kirjautuu SugarCRM:ään ja hakee sieltä kontakteja. Konepellin alla palvelu tekee aivan samat asiat HTTP POST- ja HTTP GET-pyynnöillä. Integraation tekeminen ohjelmistolla on jonkin verran työläämpää kuin valmiilla palvelulla, mutta vastineeksi sillä onnistuvat myös monimutkaisemmat kokonaisuudet tai integraatiot järjestelmiin joita valmiit palvelut eivät tue. Eron valmiin palvelun ja integraatio-ohjelmiston välillä korostuu tiedon käsittelyssä. Integraatio-ohjelmisto mahdollistaa paljon monipuolisemman tiedon käsittelyn ja muunnon formaatista toiseen ja tätä kautta monipuolisempien integraatioiden toteutuksen.

Valmiit palvelut tai integraatio-ohjelmistot eivät sovellu kaikkiin tilanteisiin. Näissä tapauksissa voidaan rakentaa täysin räätälöity integraatio tekemällä räätälöity ohjelma, joka suorittaa integraation asiakkaan ympäristössä tai toisen integroitavan järjestelmän sisällä. Nämä ovat useimmiten tapauskohtaisia toteutuksia, jotka on räätälöity asiakkaan toimintaympäristöä varten.

OOSIS oy:llä on vuosien kokemus integraatioiden toteutuksista niin valmiilla palveluilla, integraatio-ohjelmistoilla kuin räätälöidyillä integraatioilla. Mikäli haluatte tehostaa tietojärjestelmienne käyttöä, ottakaa meihin yhteyttä ja esittelemme Teille tarkemmin Avaimet käteen -tyyppisiä ratkaisuvaihtoehtojamme. Toteutuksia on mahdollista järjestää reaaliaikaisina tai eräajopohjaisina, ja näin ollen kaikki mahdolliset käyttötarpeet tulevat huomioiduiksi.

Esimerkkejä toteuttamistamme integraatioista

OOSIS Oy ja Netvisor-integraatio

Pilvipalvelun avulla toimiva Netvisorin laskutusjärjestelmä on loogista integroida SugarCRM-asiakkuudenhallintajärjestelmään, joka toimii myös pilvipalvelussa. OOSIS Oy:n toteuttamassa integraatiossa asiakkaan SugarCRM:stä kerätään laskuihin liittyvää tietoa ja siirretään kyseinen tieto avoimen rajapinnan yli laskutusjärjestelmään. Laskutusjärjestelmästä käsin asiakas pystyy prosessoimaan valmiita laskuja eteenpäin haluamallaan tavalla - valmiit laskut voidaan esimerkiksi tulostaa tai lähettää sähköpostitse eteenpäin. Mikäli laskutustietoihin tulee muutoksia, riittää, että ne merkitään asiakkuudenhallintajärjestelmään. Integraatio hoitaa tiedon siirtymisen myös Netvisoriin.

OOSIS oy ja Posti Smartship

Olemme integroineet esimerkiksi SugarCRM-asiakkuudenhallintajärjestelmän Postin palvelun kanssa. Integraatio Posti Smartship -järjestelmän kanssa mahdollistaa esimerkiksi pakettitietojen lähettämisen Postille automaattisesti. Myös pakettien seurantakoodien haku Postin palvelusta onnistuu.

Jos yrityksenne lähettää paljon paketteja Postin kautta, niin lähetystietojen automaattinen siirto Postin palveluun tuo varmasti säästöjä. Keskusteleeko teidän järjestelmänne jo Postin kanssa?

OOSIS oy ja Moodle

Olemme toteuttaneet integraation SugarCRM-asiakkuudenhallintajärjestelmän ja Moodle-oppimisympäristön välille. Kurssi-ilmoittautumiset kirjataan SugarCRM:ään ja ne siirtyvät automaattisesti Moodleen. Kurssille ilmoittautuneelle henkilölle luodaan käyttäjätunnus Moodleen ja hänet lisätään kurssille Moodlessa. Henkilölle lähetetään sähköposti-ilmoitus luodusta käyttäjätunnuksesta ja hän pääsee suoraan osallistumaan kurssille Moodlessa. Samassa käyttötapauksessa hyödynnetään myös yllä mainittua SugarCRM:n ja Netvisorin välistä integraatiota kurssimaksujen laskuttamiseen.

OOSIS oy ja ActiveCampaign

Pilvipalveluna toimiva ActiveCampaign on markkinointiatomaatio-ohjelmisto, joka kerää liidejä ja huolehtii sähköpostimarkkinoinnista. Liidit saavat pisteitä sen mukaan lukevatko he sähköposteja, avaavatko niissä olevia linkkejä ja täyttävätkö järjestelmään luotuja lomakkeita. Toteuttamamme integraatio synkronoi liidit SugarCRM-asiakkuudenhallintajärjestelmän ja ActiveCampaignin välillä. Lisäksi SugarCRM:ssä liidit luokitellaan ActiveCampaignissa saatujen pisteiden perusteella markkinoinnin liideihin (MQL, Marketing Qualified Lead) ja myynnin liideihin (SQL, Sales Qualified Lead). Tällä tavalla markkinoinnista vastaavat ihmiset voivat käyttää ActiveCampaignia omassa työssään ja myynnistä huolehtivat SugarCRM:ää omassaan. Molemmat näkevät käyttämässään järjestelmässä samat liidit samoilla tiedoilla eikä aikaa tarvitse käyttää tietojen syöttämiseen käsin.

OOSIS oy ja ERP-ohjelmisto

Tässä räätälöidyssä integraatiossa yhdistimme SugarCRM-asiakashallintaohjelmiston asiakkaan omaan projektinhallintaohjelmistoon. SugarCRM:stä siirretään myydyt projektit asiakastietoineen projektinhallintaohjelmistoon ja sieltä siirretään takaisin SugarCRM:ään tiedot projektien tilanteesta. Projektinhallintaohjelmisto ei tarjonnut rajapintoja integraation toteuttamiseen, joten toteutuksessa on käytetty siirtotiedostoja. SugarCRM:stä haetaan REST-rajapinnan yli tarvittavat tiedot ja niistä muodostetaan siirtotiedosto. Vastaavasti projektinhallintaohjelmistosta saadaan takaisin siirtotiedosto, jonka tiedät lähetetään SugarCRM:ään REST-rajapinnan yli.

OOSIS oy ja laskutusintegraatio

Toteutimme monikansallisen toimijan suomalaiselle tytäryhtiölle laskutusintegraation, jossa tilausten laskutustietoja haetaan useammasta järjestelmästä eri maista. Integraatio kokoaa tiedot yhteen ja muodostaa niistä laskutusjärjestelmään laskuja. Integraatio muuttaa tiedot lähtöjärjestelmien formaateista laskutusjärjestelmän formaattiin sekä esimerkiksi lisää tilauksiin laskutuslisiä tai varausmaksuja asiakkaan käytäntöjen mukaisesti.